En un mundo donde la tecnología y la coyuntura social impulsan la constante evolución de los procesos, las mesas de partes virtuales se convierten en una herramienta fundamental para agilizar y optimizar la gestión documental en las empresas e instituciones.
¿Qué es una mesa de partes virtual?
Es una plataforma digital que permite la presentación y recepción de documentos de manera electrónica, sin necesidad de acudir a una oficina física. Esta innovación simplifica y agiliza los trámites, eliminando las largas colas y la necesidad de realizar múltiples visitas.
Beneficios y ventajas para tu empresa:
Estos pueden ser:
- Ahorro de tiempo y dinero: Reduce significativamente el tiempo y los costos asociados a la gestión tradicional de documentos, como transporte, impresión y papelería.
- Agilidad y eficiencia: Los procesos se tornan más rápidos y eficientes, con una respuesta oportuna a las solicitudes y trámites.
- Mejora en la productividad: Se libera tiempo valioso para que los colaboradores se enfoquen en tareas más estratégicas, aumentando la productividad general.
- Acceso 24/7: La plataforma está disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar con conexión a internet, facilitando la gestión documental sin restricciones de horario o ubicación.
- Seguridad y transparencia: Los documentos se encuentran protegidos con altos estándares de seguridad, garantizando su integridad y confidencialidad. Además, se ofrece un seguimiento transparente de los trámites realizados.
- Mejora en la satisfacción del cliente: Brinda una experiencia más cómoda y eficiente para los usuarios, quienes pueden realizar sus trámites sin necesidad de desplazarse o esperar largas filas.
- Contribución al medio ambiente: Reduce el consumo de papel y otros recursos, promoviendo una gestión documental sostenible.
Más allá de la mesa de partes virtual:
En Polysistemas, ofrecemos una amplia gama de servicios complementarios que te ayudarán a optimizar la gestión documental en tu empresa:
- Gestión de valijas: Agiliza el envío y recepción de documentos físicos entre diferentes departamentos o sucursales.
- Digitalización de documentos: Convierte tus documentos físicos en archivos digitales de alta calidad, accesibles y seguros.
- Validación de existencias: Verifica la disponibilidad de documentos en tiempo real, optimizando el control y la gestión documental.
- Fiscalización de reglas de negocio: Automatiza la revisión y cumplimiento de las normas internas para la gestión documental.
- Implementación y cargas en el ECM (Laserfiche): Te ayudamos a implementar y configurar un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) de última generación.
- Plataforma de firma de documentos (PolySign): Permite firmar documentos digitales de forma segura y legalmente válida.
- Generación de valor legal: Asegura la validez legal de tus documentos digitales mediante la firma electrónica y otros mecanismos.
- Resguardo físico de documentos: Almacenamiento seguro de tus documentos físicos en nuestras instalaciones.
- Resguardo de microformas: Preservación de tus documentos en microformas para garantizar su accesibilidad a largo plazo.
Migra a la gestión documental digital y experimenta los beneficios:
La migración a una mesa de partes virtual y la adopción de soluciones integrales de gestión documental pueden parecer un proceso complejo, pero los beneficios en términos de eficiencia, productividad y satisfacción del cliente son invaluables.
En Polysistemas, te acompañamos en cada paso del camino:
Contamos con un equipo de expertos altamente capacitados para ayudarte a seleccionar la solución que mejor se adapte a tus necesidades, brindándote asesoría personalizada y soporte técnico durante todo el proceso. Contáctanos ahora y descubre cómo podemos ayudarte a optimizar la gestión documental en tu empresa: bit.ly/PolysistemasTeAsesora