Un archivo es el conjunto de documentos ordenados y que se pueden clasificar u ordenar de distintas maneras. Estos pueden ser clasificados y realizados por la misma entidad según su funcionalidad.
¿Cuáles son las categorías de archivos que se encuentran en una empresa?
Los tipos de archivos se clasifican según la necesidad de almacenamiento, tramitología y el tiempo de vida de los documentos. Estas categorías incluyen:
- Archivo de Gestión: Identificados también como archivos activos, estos documentos se encuentran en constante movimiento debido a su importancia y relación con los procesos internos de la empresa. Este tipo de archivo suele manejarse internamente.
- Archivo Central: Designado como archivo semiactivo, este almacena documentos de consulta que, aunque no son frecuentemente solicitados, mantienen su relevancia y utilidad.
- Archivo Histórico: A veces denominado archivo inactivo, este tipo de archivo se compone de documentos provenientes de los archivos central y de gestión. Estos documentos han perdido su utilidad para los procedimientos en curso y se conservan principalmente por su valor añadido en investigaciones históricas.
¿Cuáles son las funciones que cumplen estos archivos en la empresa?
En Polysistemas entendemos que para el correcto funcionamiento de una empresa es importante contar con documentación que nos ayude a entender los procesos, sobre todo que sean un enlace con la historia de la empresa. Claramente la importancia de estos documentos va a radicar en la información brindada por los mismos colaboradores.
Por eso es importante comprender los beneficios y la importancia de resguardar este tipo de documentos, pues su contenido puede ser clave para la toma de una decisión. Opta por la digitalización de tu información. Contáctanos ahora para proteger la información más sensible en un solo lugar: bit.ly/PolysistemasTeAsesora