Una mesa de partes virtual, también conocida como sistema de gestión documental en línea o plataforma de recepción de documentos electrónicos, ofrece varios beneficios.
¿Cuáles son los beneficios de contar con una mesa de partes virtual?
- Acceso remoto y continuidad del trabajo: Permite recibir documentación de manera electrónica, desde cualquier punto de ubicación, facilitando el trabajo remoto y garantizando la continuidad operativa.
- Ahorro de tiempo y recursos: Elimina la necesidad de presentar documentos físicos de forma presencial, ahorrando tiempo tanto para el personal encargado como para los que recepciona dicha información.
- Reducción de papel y costos asociados: Contribuye a la sostenibilidad y ahorra costos relacionados con la gestión, almacenamiento y transporte de documentos en formato papel.
- Automatización de procesos: Permite automatizar ciertos procesos relacionados con la recepción, registro y distribución de documentos, mejorando la eficiencia y reduciendo posibles errores manuales.
- Notificaciones y recordatorios: Puede enviar alertas automáticas a los remitentes y receptores sobre los documentos, fechas límite y otros aspectos relevantes.
- Facilita la colaboración y comunicación: Mejora la comunicación entre los distintos actores involucrados en el proceso, ya que la información puede compartirse y actualizarse de manera más rápida y eficiente.
- Integración con otros sistemas: Puede integrarse con otros sistemas internos de la organización, como sistemas de gestión documental más amplios, facilitando la coherencia y la eficiencia en toda la empresa.
La implementación de una mesa de partes virtual puede variar según las necesidades específicas de la organización, pero en general, busca modernizar y agilizar los procesos de recepción y gestión documental. Estamos para ayudarte a cumplir tus objetivos. Contáctanos ahora y descubre las soluciones que tenemos para ti:bit.ly/PolysistemasTeAsesora